Gérer et exploiter son catalogue audiovisuel avec Airtable Présentiel

Professionnels de la production ou de la distribution audiovisuelle souhaitant moderniser la

gestion de leur catalogue tout en gardant contrôle et liberté quant à leur outil.

Une aisance avec les outils bureautiques (type Excel ou Google Sheets) est

suffisante.

La compréhension générale de ce qu'est une base de données est un avantage.

Un mindset où l'on cherche à fabriquer tout et seulement ce dont on a besoin vs

acheter ce qui est disponible

Cette formation vise à permettre aux professionnels de l'audiovisuel, producteurs comme distributeurs, de :

• Comprendre les fondamentaux d'Airtable et son intérêt dans la gestion de catalogue
• Structurer les données d'un catalogue audiovisuel de manière collaborative et exploitable
• Mettre en place un outil personnalisé pour suivre les versions, les droits, les ayants droit ou les ventes
• Découvrir les possibilités d'automatisation et d'interfaces utilisateurs
• Identifier les limites de l'outil et connaître les solutions complémentaires possibles

Dans un secteur où les métadonnées, les livrables et les droits d'exploitation sont au cœur de l'activité, bien gérer son catalogue est un levier stratégique, que l'on soit producteur ou distributeur. Cette formation d'une journée vous initie à Airtable, un outil no-code aussi simple qu'un tableau Excel, mais aussi puissant qu'un logiciel de gestion de base de données. Grâce à lui, vous apprendrez à structurer, centraliser et exploiter efficacement votre catalogue de programmes (films, documentaires, séries, animation…). Que vous soyez producteur – en charge de livrer un catalogue prêt à être distribué et de gérer les ayants droit – ou distributeur – responsable de la commercialisation, du suivi des droits et des rapports de vente – cette formation vous donnera les clés pour construire un outil de travail adapté à vos besoins.

Ce n'est pas une formation pour “apprendre Airtable” — c'est une formation pour résoudre les problèmes concrets du quotidien dans l'audiovisuel : organiser ses documents, suivre ses droits, gérer ses livrables… en s'appuyant sur Airtable comme levier, pas comme objectif.

À la fin de la journée, les apprenants seront capables de :

• Naviguer dans l'interface d'Airtable et manipuler les notions clés : tables, vues, liens, types de champs
• Créer une base structurée pour gérer un catalogue de programmes audiovisuels avec ses métadonnées, versions linguistiques et assets techniques
• Personnaliser leur base selon leur rôle :
  • Pour les producteurs : suivi de production, préparation à la distribution, clés de répartition
  • Pour les distributeurs : gestion des droits par territoire et plateforme, suivi des ventes, échéances contractuelles
• Mettre en place des vues filtrées, des formulaires de saisie et des interfaces simplifiées pour les utilisateurs
• Créer des automatisations simples (alertes, mises à jour de statuts, rappels)
• Identifier les limites natives d'Airtable et pouvoir les contourner via des outils tiers complémentaires : Make (automatisations et connexions à d'autres outils), Noloco/Stacker/Softr pour créer des portails externes.

 

Déroulé de la formation

 

9h30 - 10h00 | Introduction

Présentation de la formatrice et de son bagage ; pourquoi le no-code ?

Présentation des participants ; recueil des attentes

Rapide sondage des connaissances sur l'univers du no-code

 

10h00 - 11h00 | Demo de la base “modèle” & Découverte d'Airtable

Présentation de la base Airtable complète que les participants vont apprendre à recréer et

personnaliser au fil de la journée (base fournie en fin de formation).

Cette démonstration permet de découvrir :

La structure des tables (programmes, versions, ayants droit, contrats, etc.)

L'organisation des vues pour filtrer et exploiter les données

Les premières interfaces créées pour faciliter la consultation ou la saisie

Des exemples d'automatisations utiles au quotidien

Elle offre une vision d'ensemble du cas d'usage traité et permet aux participants de se

projeter dans des situations concrètes, directement liées à leurs besoins métier

(production et distribution).

Recueil du sentiment général + Q&A

Concepts clés passés :

• Interface utilisateur d'Airtable : où trouver les informations
• Tables, vue, champs, types de champs
• Liens entre les tables
• Interfaces
• Automatisations

 

11h00 - 11h15 | Pause

 

11h15 - 13h00 | Gestion des Titres du Catalogue

Sur cette session, nous nous focalisons sur le coeur de la base : les titres du catalogue. A

chaque étape, nous passons en revue les “best practices” : qualification de la data, pourquoi,

quels sont les meilleurs champs, avantages et inconvénients de chacun, gestion des fichiers

(images, sous-titres…), génération de fichiers (fiche programme, fiche technique…),

utilisation de l'IA (traduction des résumés, …)

Concepts clés passés :

• Les types de champs, les décisions à prendre
• Créer des affichages par type de besoin (les vues)
• Travailler avec une application tierce (docs automator) ou interne (page designer)

pour créer ses documents ?

 

13h00 - 14h00 | Pause Déjeuner 

 

14h00 - 15h30 | Vente (distributeur) ou Surveillance (producteur) de Droits

Maintenant que le catalogue existe, nous allons nous atteler à associer les droits vendus à

chacun de ces titres. Rappelons que les cessions de droits sont limitées dans le temps, le

territoire, la langue, le segment de droits cédé et parfois encore d'autres critères. Et bien

entendu, ces droits sont cédés à un licencié. De cette licence, sont créés un contrat de

cession de droits ainsi qu'une ou plusieurs factures.

4 Concepts clés passés :

• Les tables de jonction (relations n - n) et leur enrichissement
• Les interfaces & dashboards (droits cédés / disponible sur un titre donné, droits

cédés sur un territoire donné)

• Les calculs élaborés, lookups, rollups (consolidation de CA, de royalties, etc.)
• Les automatisations basiques (rappel de fin de droits)

 

15h30 - 17h00 | Partager et enrichir les données

Que ce soit en interne ou vers l'extérieur, ces données doivent vivre, être partagées et

pouvoir le faire rapidement et sans danger est crucial dans l'audiovisuel d'aujourd'hui.

Ce module a pour objectif de vous montrer comment on partage les données d'Airtable

avec ses collaborateurs, qui peut avoir accès à quoi (droit d'accès), qui peut modifier ces

données (droits d'édition ou de création) et les différents formats de partages de données

Concepts clés passés :

• Les permissions et leurs conséquences
• Les interfaces internes (logiciel métier) et externes (portails)
• Communiquer des données facilement et sans danger : les vues partagées
• Communiquer des données formatées sous forme de documents

 

17h00 - 18h00 | Conclusions, échanges, perspectives : et ensuite ?

Outre les différentes questions qui pourront émerger, le module ici sera destiné à rappeler

l'importance du mindset si l'on décide de démarrer un écosystème Airtable :

• Réaliser que l'on a le contrôle total sur l'outil et son évolution
• Se souvenir que l'on doit documenter l'outil pour que les connaissances de ses

mécanismes ne soient pas oubliés

• Accepter que c'est certes un outil magique et évolutif mais qui requiert de

l'investissement en temps et/ou en argent

Formation dispensée en français, en présentiel*.

La formation combine des exposés théoriques approfondis et des études de cas pratiques, favorisant une approche d'apprentissage active.
Les participants seront engagés dans des discussions interactives, des workshops et des exercices pratiques pour appliquer concrètement les concepts abordés.

 

*Vous ne pouvez pas venir en présentiel ? Contactez-nous.

La tenue de la formation sera confirmée aux participants inscrits une semaine avant le début  de celle-ci si le nombre minimum de participants à la formation est atteint (minimum : 6 personnes).

Inscription :

Mail - formation@mediafaculty2.com

tél. - 07 81 63 91 87

Après un premier contact par téléphone ou par mail, nous vérifions l'adéquation de vos attentes au regard du parcours formations et votre parcours professionnel, vous recevrez un devis et la convention ou le contrat professionnel à signer.

Il est demandé aux participants d'amener leur ordinateurs Les stylos et feuilles de brouillon sont fournis.

Le support de formation est partagé avec les bénéficiaires de la formation via l'extranet.

Modalités d'évaluation et de suivi :

- Feuilles de présence

- Mise en situation, étude de cas

- Evaluation par le formateur en fin de formation

Sanction de la formation :

- Remise d'une attestation de réalisation

Toute personne en situation de handicap peut demander l'aide du référent handicap en amont ou durant la formation pour obtenir conseils et aide pour l'adaptation du parcours de formation et  des évaluations.

Référent handicap : paul@mediafaculty2.com.

• Naviguer dans l’interface d’Airtable et manipuler les notions clés : tables, vues, liens, types de champs
• Créer une base structurée pour gérer un catalogue de programmes audiovisuels avec ses métadonnées, versions linguistiques et assets techniques
• Personnaliser leur base selon leur rôle : Pour les producteurs : suivi de production, préparation à la distribution, clés de répartition Pour les distributeurs : gestion des droits par territoire et plateforme, suivi des ventes, échéances contractuelles
• Mettre en place des vues filtrées, des formulaires de saisie et des interfaces simplifiées pour les utilisateurs
• Créer des automatisations simples (alertes, mises à jour de statuts, rappels)
• Identifier les limites natives d’Airtable et pouvoir les contourner via des outils tiers complémentaires : Make (automatisations et connexions à d’autres outils), Noloco/Stacker/Softr pour créer des portails externes.

Consultante spécialisée dans les outils no-code et certifiée Airtable, Nadège accompagne des entreprises dans la transformation de leurs processus métier, avec une approche centrée sur la simplicité, la clarté et l'autonomie. Elle évolue dans le secteur audiovisuel depuis 1999, ce qui lui donne une compréhension fine des réalités du terrain – de la production à la distribution, en passant par la gestion des catalogues, des droits ou des livrables. Forte de près de 30 ans d'expérience professionnelle dans des domaines variés (médias, ONG, immobilier, industrie, ESN), elle croise les bonnes pratiques et adapte les outils aux vrais besoins. Pragmatique, à l'écoute, elle aime transmettre des méthodes accessibles qui rendent les utilisateurs efficaces… sans jargon technique inutile.